PPK w firmie – nowe obowiązki

24.05.2019 r.

Pracownicze Plany Kapitałowe (PPK) zadebiutują w firmach już niebawem. W tym roku konieczność uruchomienia PPK dotyczy największych przedsiębiorstw – zatrudniających ponad 250 pracowników. PPK to też szereg nowych obowiązków o różnym charakterze: prawnym, administracyjnym i informacyjnym, na których spełnienie pracodawca musi być odpowiednio przygotowany.

Do najważniejszych obowiązków prawno-administracyjnych pracodawcy należą:

• wybór instytucji finansowej zarządzającej PPK,
• zawarcie umów o zarządzanie i prowadzenie PPK,
• obliczanie i dokonywanie wpłat do Planu,
• obowiązki informacyjne,
• obsługa administracyjna PPK.

Kompleksowe przygotowanie do PPK wiąże się z koniecznością dokonania zmian w wewnętrznych, firmowych procedurach, z dostosowaniem sytemu kadrowo-płacowego, a także wyznaczeniem osób odpowiedzialnych za wdrożenie i obsługę PPK. W związku ze skalą potrzebnych działań, przygotowania warto rozpocząć z odpowiednim wyprzedzeniem.

Jeśli potrzebują Państwo więcej informacji na temat konstrukcji „idealnego” systemu kadrowego, który ułatwi uruchomienie i obsługę PPK, zapraszamy do kontaktu z naszymi doradcami pracodawców ds. programów emerytalnych lub zapoznania się z naszymi wcześniejszymi wpisami na blogu tutaj i tutaj.

Wybór instytucji finansowej i zawarcie umów

Wybór instytucji finansowej to najważniejsza decyzja pracodawcy związana z utworzeniem PPK. Wybrana instytucja będzie przez wiele lat zarządzać wpłaconymi środkami. W związku z tym w procesie wyboru należy wziąć pod uwagę interes pracowników, a także dotychczasowe doświadczenie potencjalnego kontrahenta w zarządzaniu aktywami klientów i obsłudze pracodawców.

Wybór usługodawcy PPK trzeba skonsultować z zakładową organizacją związkową. Jeśli jej nie ma – w porozumieniu z reprezentacją osób zatrudnionych. Jeżeli na miesiąc przed upływem terminu zawarcia umowy o zarządzanie PPK nie dojdzie do porozumienia, wówczas pracodawca sam wybiera instytucję finansową. Firmy zatrudniające powyżej 250 osób powinny uzgodnić wybór dostawcy PPK do 25.09.2019 r.

Kolejny krok to zawarcie przez pracodawcę z wybraną instytucją finansową dwóch umów:

• Umowy o zarządzanie PPK - umowa ta powinna być zawarta najpóźniej do 25.10.2019 r.
• Umowy o prowadzenie PPK w imieniu i na rzecz pracowników - umowa ta powinna być zawarta najpóźniej do 12.11.2019 r.

Załącznikiem do umowy o prowadzenie PPK będzie lista uczestników PPK. Pracodawca nie musi zawierać osobnej umowy dla każdego pracownika, bowiem w przypadku zmian wystarczy aktualizacja listy uczestników PPK.

Wybierając instytucję zarządzającą PPK, warto sprawdzić jakie oferuje wsparcie prawne, systemowe i merytoryczne. Instytucja finansowa musi bowiem zapewnić bieżącą i sprawną obsługę PPK, ważne więc, by była kompetentna i przygotowana na wszelkie możliwe sytuacje związane z uruchomieniem oraz funkcjonowaniem programu. Trzeba zwrócić uwagę chociażby na jakość materiałów edukacyjnych, które tłumaczą zasady i korzyści PPK dla pracowników. Będą one ważnym elementem kampanii informacyjnej i mogą wpłynąć na odbiór Planu przez pracowników.

Terminowe dokonywanie wpłat

Stałym obowiązkiem pracodawcy będzie terminowe i prawidłowe naliczanie oraz przekazywanie wpłat do wybranej instytucji zarządzającej PPK. Dotyczy to zarówno wpłat finansowanych przez pracodawcę, jak i przez pracownika. W praktyce, realizacja tego obowiązku wymaga odpowiedniego dostosowania programu kadrowo-płacowego do wymogów związanych z nowymi obciążeniami. Informację o tym, jakie elementy powinien zawierać zmodyfikowany system kadrowo-płacowy można pobrać tutaj. Pracodawca rozpoczyna dokonywanie wpłat do PPK od miesiąca następującego po miesiącu, w którym została zawarta umowa o prowadzenie PPK.

Zarządzanie dokumentacją PPK

Obowiązkiem administracyjnym będzie prowadzenie i zarządzanie dokumentacją. Należy być przygotowanym na przyjmowanie od uczestników PPK różnych deklaracji oraz oświadczeń związanych z PPK. Warto więc zapewnić właściwy obieg informacji i dokumentów pomiędzy pracownikiem, pracodawcą a instytucją finansową. Będzie to wymagało opracowania i wdrożenia nowych procedur i wyznaczenia osób odpowiedzialnych za obsługę programu. Pracodawca musi również pilnować terminów wykonania poszczególnych obowiązków, które nakłada na niego ustawa. Jednym z nich jest ponowne dokonywanie wpłat do PPK za uczestnika, który złożył deklarację o rezygnacji z oszczędzania w programie – co cztery lata od kwietnia.

Edukacja o PPK

Ustawa o PPK nakłada na pracodawcę również liczne obowiązki informacyjne, zarówno wobec pracowników, jak i instytucji finansowej zarządzającej zgromadzonymi środkami. Najważniejsze obowiązki informacyjne pracodawcy wobec pracowników to:

• informowanie o możliwości złożenia wniosku o przystąpienie do PPK przez osoby 55 – 70 lat,
• informowanie o możliwości zadeklarowania składki dodatkowej do PPK,
• informowanie o możliwości obniżenia składki podstawowej (dotyczy osób najmniej zarabiających),
• informowanie o złożeniu wniosku o wypłatę transferową, jeżeli pracownik był uczestnikiem innego PPK,
• co 4 lata – informowanie o ponownym odprowadzaniu składek do PPK (dotyczy osób, które zrezygnowały z PPK).

Najważniejsze obowiązki pracodawcy wobec instytucji finansowej to:

• informowanie o rezygnacji pracownika z uczestnictwa w PPK,
• informowanie o ponownym odprowadzaniu składek za danego uczestnika PPK.
  
  
Jeśli szukacie Państwo wiedzy, jak krok po kroku wdrożyć PPK w firmie – zapraszamy do zapoznania się z przygotowanym poradnikiem.