PPK od strony firmy. Jak się przygotować?

29.03.2019

W tym roku na firmach zatrudniających ponad 250 osób spoczywa obowiązek wprowadzenia PPK i dokonania pierwszych wpłat w jego ramach. Ustawowe terminy są coraz bliżej, dlatego kluczowym elementem dla dużych organizacji staje się odpowiednie przygotowanie wewnętrzne do uruchomienia programu.

Przeczytaj więcej o tym, jakie Esaliens ma doświadczenie i jak od 20 lat pomaga firmom wdrażać rozwiązania emerytalne

Przegląd i modyfikacja systemu kadrowo-płacowego

Przygotowania wewnętrzne do Pracowniczego Planu Kapitałowego warto zacząć od kontaktu i weryfikacji umów z dostawcą systemu kadrowo-płacowego. Trzeba upewnić się, czy przewidziana jest aktualizacja programu mająca na celu jego przystosowanie do obsługi PPK. Termin rozbudowy systemu kadrowo-płacowego będzie miał bowiem wpływ na termin przekazania pierwszych wpłat do PPK. Brak modyfikacji systemu kadrowo płacowego to dodatkowa praca księgowa po stronie firmy, która może skomplikować ten proces w wielu obszarach.

Przy aktualizacji systemu kadrowo-płacowego i dostosowaniu go do obsługi PPK należy przede wszystkim zwrócić uwagę na następujące elementy:

• generowanie listy pracowników, którzy mają prawo uczestniczyć w PPK, jako załącznika do umowy o prowadzenie PPK
• zbieranie wymaganych ustawowo danych przyszłych uczestników PPK
• bezpieczne, zgodne z RODO przekazywanie ich do instytucji finansowej
• naliczanie wpłat do PPK na bazie wynagrodzenia brutto
• naliczanie wpłat podstawowych finansowanych przez pracodawcę i uczestnika PPK
• obniżenie wysokości wpłaty podstawowej finansowanej przez uczestnika PPK uprawnionego do niższych wpłat (min. 0,5% wynagrodzenia brutto)
• naliczanie wpłat dodatkowych
• poinformowanie instytucji finansowej o rezygnacjach z uczestnictwa w planie
• rezygnacja z planu lub zmiana wysokości wpłat dodatkowych finansowanych przez uczestnika PPK
• poinformowanie pracownika i instytucji finansowej o wznowieniu wpłat do PPK (dotyczy automatycznego wznowienia co 4 lata)
• ponowne dokonywanie wpłat do PPK po rezygnacji z wpłat (dotyczy automatycznego wznowienia co 4 lata)
• uwzględnianie wniosków o ponowne dokonywanie wpłat podstawowych do PPK dla pracownika, który uprzednio zrezygnował ze składek, ale zmienił zdanie
• wykaz osób, za które pracodawca miał obowiązek naliczenia wpłat podstawowych oraz za które nie miał takiego obowiązku – dane te są niezbędne instytucji finansowej w celu zaraportowania do organu nadzoru (po zakończeniu każdego kwartału)
• zanotowanie informacji od instytucji finansowej o rozpoczęciu wypłaty środków (po osiągnięciu przez pracownika 60. roku życia), dokonaniu transferu bądź zwrotu środków

O szczegółach „idealnego” systemu kadrowego, który ułatwi uruchomienie i obsługę PPK, porozmawiaj z doradcami pracodawców ds. programów emerytalnych

Z odpowiednim wyprzedzeniem warto sprawdzić, czy pracodawca ma wszystkie wymagane ustawowo dane osób zatrudnionych. Zgodnie z Ustawą o PPK wśród danych identyfikujących uczestnika PPK powinien znaleźć się także numer telefonu komórkowego i adres mailowy. Eksperci wskazują jednak, że większość instytucji finansowych może potraktować te dane jako fakultatywne do zawarcia umowy. Niemniej ze względu na dużą automatyzację procesów w PPK rekomendowane jest uzupełnienie tych danych. Brak adresu mailowego może spowodować, że pracownik nie otrzyma części informacji, które są dla niego istotne.

Porównanie ofert instytucji zarządzających PPK

Już w kwietniu na specjalnym portalu internetowym www.mojeppk.pl powinna być dostępna lista podmiotów zarządzających środkami lokowanymi w PPK wraz z ich ofertami. Obecnie na platformie można znaleźć materiały informacyjne o planach kapitałowych.

Ustawa zobowiązuje pracodawcę do konsultacji wyboru instytucji finansowej z przedstawicielami osób zatrudnionych. Jeżeli w firmie nie ma związków zawodowych, to należy wyłonić reprezentację pracowniczą według zasad obowiązujących w danej firmie. W związku z tym, że tryb wyboru przedstawicieli może być w większym lub mniejszym stopniu zautomatyzowany, warto ten proces rozpocząć odpowiednio wcześniej.

Kolejny istotny element to przegląd wewnętrznych procedur zakupowych oraz compliance, czyli zapewnienie zgodności procesu wyboru instytucji finansowej z wymogami prawa. Przykładowo, osoby obsługujące PPK w zakładzie pracy nie mogą być z tego tytułu wynagradzane przez zarządzającego PPK.

Ostatnim elementem wstępnych przygotowań powinno być podjęcie decyzji o procedurze wyboru instytucji finansowej, która będzie zarządzać PPK. Należy ustalić wewnętrzne reguły postępowania, które finalnie doprowadzą do wyboru usługodawcy.

Firmy zatrudniające ponad 250 osób powinny być gotowe z tymi ustaleniami przed 1 lipca 2019 r.

Akcja informacyjna dla pracowników

Wśród licznych wyzwań związanych z wprowadzeniem i funkcjonowaniem PPK są również działania komunikacyjne. Warto więc już teraz pracować nad planem komunikacji. Pracodawca przede wszystkim powinien rzetelnie informować o samym programie. Komunikacja powinna być rozłożona w czasie i obejmować różne kanały, tak aby informacje dotarły do jak największej liczby pracowników. Większość firm wykorzysta do tego zapewne intranet, mail, newsletter, ulotki, plakaty, kalkulatory, być może także spotkania osób zatrudnionych z przedstawicielami instytucji zarządzającej PPK.

Aby dowiedzieć się więcej o obowiązujących terminach, sprawdź dedykowany pracodawcy harmonogram PPK